Tak, możesz legalnie używać terminala płatniczego bez posiadania kasy fiskalnej. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy charakter twojej działalności zwalnia cię z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie. Pamiętaj: terminal służy wyłącznie do przyjmowania płatności, a kasa do rejestracji obrotu.
Kiedy terminal płatniczy bez kasy fiskalnej jest zgodny z prawem?
Musisz wiedzieć, że ustawa Prawo przedsiębiorców wymaga od ciebie zapewnienia klientom możliwości zapłaty bezgotówkowej. Nie oznacza to jednak automatycznego obowiązku zakupu kasy rejestrującej. Jako Fiskasy.pl przypominamy – możesz korzystać z samego terminala, jeśli spełniasz minimum jeden z poniższych warunków:
Limit obrotów – twój roczny obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł.
Sprzedaż B2B – sprzedajesz wyłącznie dla innych firm i każdą transakcję dokumentujesz fakturami VAT.
Brak obowiązku bezwzględnej fiskalizacji – twoje towary lub usługi nie podlegają obowiązkowi rejestracji na urządzeniu fiskalnym od pierwszej transakcji.
Usługi zwolnione przedmiotowo – świadczysz usługi (np. wybrane edukacyjne czy finansowe), które Minister Finansów wprost zwolnił z obowiązku ewidencjonowania.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz w obszerniejszym artykule firmy ESC SA: Czy można mieć terminal bez kasy fiskalnej?
Jak prawidłowo dokumentować sprzedaż z samego terminala?
Brak kasy fiskalnej oznacza brak paragonu fiskalnego. Podstawowym dowodem sprzedaży stają się wtedy dokumenty z systemu bankowego i od operatora płatności. Twoim obowiązkiem jest:
Prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej (w formie papierowej lub elektronicznej), aby kontrolować limity.
Wystawianie faktur na każde żądanie klienta.
Każdy wpis w ewidencji musi zawierać: kolejny numer, datę transakcji, kwotę przychodu oraz krótki opis przedmiotu sprzedaży. Na koniec dnia musisz podsumować przychody. Kwotę zbiorczą księgujesz w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR), a jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT – wykazujesz ją w pliku JPK_V7 z oznaczeniem „WEW”. Gwarantuje to pełną zgodność z przepisami i bezpieczeństwo twojej firmy.
Zignorowanie przepisów słono kosztuje
Jeśli przepisy wymagają od ciebie kasy fiskalnej, a ty używasz wyłącznie terminala, narażasz się na dotkliwe sankcje. Za niezarejestrowanie kasy w terminie urząd skarbowy ukarze cię grzywną w wysokości do 30 000 zł. Dodatkowo musisz liczyć się z:
Koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami za nieudokumentowane transakcje.
Postępowaniem karno-skarbowym, które grozi grzywną, a nawet pozbawieniem wolności.
Utratą ulgi na zakup urządzeń fiskalnych (do 700 zł za każde nowe urządzenie).
Utratą zaufania klientów, którzy mogą uznać brak paragonu za objaw nieuczciwości.
Przepisy, które musisz znać
Twoje prawo do posiadania samego terminala opiera się na konkretnych aktach prawnych:
Art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców – nakazuje udostępnienie płatności bezgotówkowych.
Rozporządzenie Ministra Finansów – określa zwolnienia z ewidencji na kasach (w tym limit 20 000 zł).
Ustawa o VAT – reguluje ogólne zasady ewidencjonowania.
Na koniec zapamiętaj dwie kluczowe kwestie techniczne: nie musisz zgłaszać terminala do urzędu skarbowego i na ten moment nie jest obowiązkowa jego integracja z kasą fiskalną.
Działaj bezpiecznie z Fiskasy.pl
Zbliżasz się do limitu 20 000 zł lub wchodzisz w asortyment objęty bezwzględną fiskalizacją? Nie ryzykuj kar. Skontaktuj się z nami na Fiskasy.pl – dobierzemy dla ciebie niezawodną kasę fiskalną (np. marek Novitus, Elzab, Posnet czy Datecs) idealnie dopasowaną do twojego biznesu i połączymy ją z twoim systemem płatności.