Jeśli straciłeś kasę fiskalną, musisz natychmiast wstrzymać sprzedaż na rzecz osób fizycznych. W przypadku kradzieży natychmiast zgłoś sprawę na Policję i pobierz protokół. Masz dokładnie 5 dni na oficjalne zawiadomienie Naczelnika Urzędu Skarbowego o utracie urządzenia, w którym musisz podać m.in. jego numer unikatowy i fabryczny.
Utrata urządzenia fiskalnego to stresujący moment, ale jako marka Fiskasy.pl jesteśmy tu po to, aby sprawnie przeprowadzić Cię przez całą procedurę. Musisz działać szybko i metodycznie, aby uchronić swój biznes przed dotkliwymi sankcjami finansowymi. Oto konkretny plan działania.
Krok po kroku: Co musisz zrobić już teraz?
Bezwzględnie przerwij sprzedaż. Od momentu stwierdzenia braku kasy masz całkowity zakaz obsługiwania osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Kontynuowanie sprzedaży bez urządzenia rejestrującego to rażące naruszenie przepisów ustawy o VAT. Rozwiązaniem na ten czas jest natychmiastowe uruchomienie kasy rezerwowej.
Zgłoś kradzież na Policję. Jeśli utrata kasy jest wynikiem kradzieży, od razu udaj się na komisariat. Musisz zdobyć pisemne potwierdzenie (protokół) złożenia zawiadomienia. Ten dokument będzie Twoją podstawą w kontaktach ze skarbówką oraz przy ewentualnych roszczeniach ubezpieczeniowych.
Złóż pismo do Urzędu Skarbowego. Zgodnie z rozporządzeniem (Dz.U. 2025 poz. 845), masz obowiązek zgłosić ten fakt maksymalnie w ciągu 5 dni od momentu powzięcia informacji o zgubie. Pismo kierowane do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego musi być wyczerpujące i zawierać:
Twoje pełne dane identyfikacyjne: nazwę firmy, adres siedziby, NIP.
Dane utraconej kasy fiskalnej: typ urządzenia, jego numer unikatowy oraz numer fabryczny.
Szczegółowy opis okoliczności zdarzenia oraz dokładną datę.
Kopię zgłoszenia policyjnego (jeśli sprawa dotyczy kradzieży).
Kary i zwrot ulgi – tego musisz uniknąć
Ignorowanie procedur to prosty przepis na problemy finansowe. Jeśli nie zmieścisz się w 5-dniowym terminie lub w ogóle nie zgłosisz utraty, narażasz się na sankcje karno-skarbowe, w tym grzywnę za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe z tytułu wadliwego prowadzenia ksiąg. Urząd Skarbowy ma również prawo oszacować wartość Twojej sprzedaży i narzucić najwyższą stawkę VAT, a także ustalić dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego.
Musisz wiedzieć, że jeśli zgubiłeś kasę przed upływem 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania, będziesz zobowiązany zwrócić ulgę na jej zakup, wynoszącą do 700 zł. Dzieje się tak, ponieważ bez urządzenia fizycznie nie jesteś w stanie poddać go obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, co jest warunkiem zachowania tej ulgi.
Zgubiona książka serwisowa i odnalezienie urządzenia
Co w sytuacji, gdy kasa przepadła razem z książką serwisową? Wymaga to niezwłocznego zgłoszenia do Urzędu Skarbowego, a następnie wystąpienia do serwisu o wydanie duplikatu. Pamiętaj, że brak książki kasy uniemożliwia jej legalne użytkowanie, a podczas kontroli nieokazanie dokumentu może grozić grzywną do 720 stawek dziennych.
Jeśli Twoja zgubiona kasa nagle się odnajdzie, nie możesz tak po prostu do niej wrócić. Musisz powiadomić urząd skarbowy o jej odzyskaniu, a przed wznowieniem ewidencji zlecić serwisantowi obowiązkowy przegląd techniczny. Sprzedaż będziesz mógł wznowić najwcześniej następnego dnia po przeprowadzeniu tego przeglądu.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz w obszerniejszym artykule ESC SA: Zgubienie kasy fiskalnej - jakie kroki należy podjąć?
Potrzebujesz nowej kasy rezerwowej "na wczoraj", aby nie tracić dniówek? Skontaktuj się z zespołem Fiskasy.pl – dobierzemy odpowiednie urządzenie, szybko przeprowadzimy instalację i pomożemy Ci natychmiast wrócić do legalnej sprzedaży.