Продаж приватним особам ви завжди спочатку проводите через касовий апарат. Фактуру виставляєте виключно на вимогу клієнта (він має на це 3 місяці). Щоб уникнути подвійної сплати податку, ви обов'язково повинні підкріпити оригінал чека до своєї копії фактури, а у файлі JPK_V7 позначити її символом «FP».
Як підприємець, щодня ви приймаєте десятки рішень. У метушні обов'язків легко помилитися при документуванні продажу – особливо коли приватний клієнт раптом просить фактуру. Fiskasy.pl – це ваш надійний партнер, тому ми підготували для вас чітку інструкцію. Крок за кроком ми проведемо вас через цей процес, щоб ви були впевнені, що у 2026 році ваші розрахунки з податковою будуть бездоганними.
Завжди починайте з чека
Варто знати, що за польським законодавством основним правилом є реєстрація продажу для фізичних осіб (а також фермерів на фіксованому податку) на касовому апараті. Фактура для такого клієнта завжди є вторинним документом. Вона не замінює чек – це лише додаток до нього.
Більше того, існує великий перелік товарів та послуг, для яких касовий апарат є суворо обов'язковим уже з першої операції, без будь-яких звільнень. До них належать, зокрема:
Послуги: перукарські, косметологічні, медичні, стоматологічні, юридичні, ремонт і миття транспортних засобів, гастрономія та пасажирські перевезення (таксі).
Товари: скраплений газ LPG, автозапчастини, пальне, сигарети, алкоголь (понад 1,2%), парфуми та туалетні води.
Якщо ви продаєте щось із цього списку приватній особі, ви зобов'язані провести це через касу.
Клієнт просить фактуру. Слідкуйте за цими строками!
Клієнт має повне право вимагати від вас фактуру (незалежно від того, платив він готівкою, карткою чи переказом). Він має на це рівно 3 місяці, рахуючи від кінця місяця, у якому ви продали товар або надали послугу.
Як ви маєте відреагувати?
Якщо запит надійде в тому ж місяці, що й продаж – ви повинні виставити фактуру до 15-го числа наступного місяця.
Якщо запит надійде пізніше – ви повинні виставити документ не пізніше ніж на 15-й день від моменту звернення.
Обов'язкова умова: Ви виставляєте фактуру лише тоді, коли клієнт повертає вам оригінал фіскального чека.
Остерігайтеся пастки: Чек з NIP – це вже фактура
Не робіть подвійної роботи. Якщо сума покупки не перевищує 450 zł брутто (або 100 євро), а в чеку вказано NIP покупця, то цей чек уже є так званою спрощеною фактурою. Згідно з правилами, до 1 січня 2027 року це повноцінний бухгалтерський документ. У такій ситуації вам заборонено виставляти окрему стандартну фактуру до нього!
Процедура FP: Як не сплатити податок двічі?
Це найважливіший пункт. Якщо у вас уже є чек і ви виставляєте до нього фактуру, необхідно застрахуватися від подвійного нарахування податку VAT та доходу. Виконайте ці два кроки:
Зшийте документи: Візьміть оригінал чека від клієнта та фізично прикріпіть його (або зшийте) до своєї копії фактури. Це ваш доказ для податкової, що продаж пройшов через касу.
Позначте в JPK_V7: У своїй бухгалтерській системі до файлу JPK_V7 необхідно додати біля цієї фактури позначку «FP». Завдяки цьому податкова знає, що податок уже враховано через касу, і не нарахує його знову.
Що вказувати у фактурі для приватної особи?
Виставляючи такий документ, ви застосовуєте стандартні правила, але з двома важливими винятками:
Відсутність NIP: Вказуєте ім'я, прізвище та адресу клієнта, але залишаєте порожнім поле NIP (якщо це не фермер на фіксованому податку, який прямо просить його вказати).
Номер чека: На фактурі необхідно зазначити номер чека, якого вона стосується, що полегшить зв'язок між документами.
(Якщо ви перебуваєте на єдиному податку від облікованого доходу – вказуєте у фактурі лише ставку податку, без суми VAT).
Винятком з усіх перелічених правил є продаж майна компанії (основного засобу, наприклад, службового ноутбука) приватній особі. Така операція зазвичай не проводиться через касу – ви просто виставляєте фактуру напряму або підписуєте договір купівлі-продажу.
Більше інформації на цю тему ви знайдете в розгорнутій статті ESC SA: Фактура для фізичної особи та касовий апарат – що варто знати?
Подбайте про обладнання, яке полегшує життя
Не хочете вручну стежити за зв'язком документів і хвилюватися через помилки у файлах JPK? Зверніться до експертів на Fiskasy.pl. Ми підберемо для вас сучасний касовий апарат або фіскальний реєстратор, який автоматизує процес введення NIP покупця та полегшить облік фактур до чеків. Зателефонуйте нам і працюйте зі спокійною душею!