Ви ввели неправильну суму на касі або клієнт повернув товар. Як підприємець ви повинні знати, що касовий апарат не видасть від'ємного чека. Вашим обов'язком є негайне та правильне документування таких подій поза пристроєм. Правильна реакція – це єдиний спосіб захистити вашу компанію від розрахункових невідповідностей, оскарження розрахунків та штрафів від податкової інспекції.
Що потрібно знати про коригування та помилки
- Ви повинні вести дві окремі документації: облік очевидних помилок та облік повернень товарів і визнаних рекламацій (коригувань).
- Цього вимагає розпорядження Міністра фінансів від 25 червня 2025 р. щодо касових апаратів, а саме § 3, абз. 4 і 5.
- Очевидну помилку виправляйте негайно – обов'язково збережіть помилковий чек і видайте новий, повністю правильний.
- Зібрану документацію зберігайте щонайменше 5 років.
- У файлі JPK_V7 коригування, що надходять із касових апаратів, отримують позначення RO.
Коли застосовується облік помилок на касовому апараті?
Облік помилок слугує для виправлення помилок, виявлених „тут і зараз”. Ви використовуєте його при очевидних помилках, наприклад, коли:
- Допишете „0” наприкінці ціни, через що кілограм борошна коштує 50 zł замість 5 zł.
- Виберете неправильну позицію з меню каси – напр., введете код 033 (томатний сік) замість 022 (помідори).
Ваш план дій крок за кроком:
- Збережіть помилковий чек – ні в якому разі не викидайте його, оскільки він є доказом неправильного обліку.
- Зробіть запис в обліку – зазначте дату, час, номер чека, помилково проведену суму брутто та податок VAT.
- Вкажіть причину – коротко і конкретно поясніть обставини, напр. „помилково введено 150 zł замість 15 zł”. Якщо у вашій компанії кілька пристроїв, вкажіть реєстраційний номер касового апарата, на якому сталася помилка.
- Прикріпіть доказ – зшийте або підшийте до папки оригінал помилкового чека (або рівноцінний доказ) разом із зробленим записом.
- Роздрукуйте правильний чек – проведіть продаж повторно, цього разу відповідно до фактичного стану, і видайте документ про продаж клієнту.
Наприкінці місяця (або іншого прийнятого розрахункового періоду VAT) підсумуйте записи з обліку помилок. На цій основі ви скоригуєте загальну суму доходу, яка випливає з касових звітів за відповідний період.
Коли застосовується облік коригувань продажу?
Цей облік ведеться для подій, що відбуваються вже після завершення продажу: повернень товарів, визнаних рекламацій або знижок цін після факту покупки. Запис потрібно робити своєчасно, точно в той самий день, коли відбувається повернення коштів клієнту.
Ситуації з практики:
- Клієнт повертає товар або його частину – ви складаєте коригування та робите запис в обліку.
- Обмін на дешевший товар – ви складаєте коригування та повертаєте клієнту переплату.
- Обмін на дорожчий товар – ви не робите запис в обліку повернень, а видаєте новий чек лише на різницю в ціні.
Що потрібно внести до обліку коригувань:
- Дату продажу та дату повернення чи рекламації.
- Точну назву товару, якого стосується продаж.
- Вартість брутто повернення та нарахований на неї податок VAT (у разі часткового повернення вказується часткова сума).
- Номер чека (або номер рахунка-фактури, виставленого до чека).
- Документ, що підтверджує повернення платежу, наприклад, роздруківка з термінала, підтвердження переказу, касовий ордер KP/KW.
- Конкретну причину події – повернення, рекламація, переплата внаслідок помилки.
Пам'ятайте, що до кожного такого запису обов'язково слід додавати копію чека або фактури, а також акт приймання повернення з підписами обох сторін.
Як вести та зберігати документацію?
Правила не встановлюють обов'язкової офіційної форми ведення документації – ви можете використовувати звичайний зошит, папку з окремими аркушами або спеціально підготовлені шаблони. Пам'ятайте, що сучасні онлайн-касові апарати автоматично передають дані до Центрального репозиторію кас (CRK), контрольованого Національною податковою адміністрацією (KAS), проте це не звільняє вас від обов'язку ведення додаткового обліку помилок і повернень поза пристроєм.
Правила безпеки:
- Зберігайте облік щонайменше 5 років, рахуючи від кінця року, в якому минув термін сплати податку.
- Обов'язково робіть скан-копії чеків. Термопапір темніє під впливом високих температур, тому уникайте зберігання документації поблизу джерел тепла, таких як радіатор.
Відсутність належного обліку – це прямий шлях до проблем із податковою інспекцією: ви ризикуєте отримати донарахування податку VAT на завищений і помилковий продаж, а також значні штрафи та стягнення згідно з Фіскальним кримінальним кодексом (KKS). Ставтеся до ретельно веденого обліку як до своєї подушки безпеки.
Оптимізуйте процеси у своїй компанії. Зв'яжіться з командою Fiskasy.pl – ми допоможемо підібрати сучасні пристрої, проведемо фіскалізацію (технічний запуск фіскального режиму) та підтримаємо вас у правильній реєстрації пристрою, тобто у формальному обліку касового апарата в податковій інспекції.