Якщо ви втратили касовий апарат, ви повинні негайно припинити продажі фізичним особам. У разі крадіжки негайно повідомте про це поліцію та отримайте протокол. У вас є рівно 5 днів, щоб офіційно повідомити начальника податкової інспекції (Urząd Skarbowy) про втрату пристрою, вказавши, зокрема, його унікальний та заводський номери.
Втрата фіскального пристрою – це стресовий момент, але ми як бренд Fiskasy.pl тут для того, щоб швидко провести вас через усю процедуру. Діяти потрібно швидко та методично, щоб захистити свій бізнес від серйозних фінансових санкцій. Ось конкретний план дій.
Крок за кроком: Що потрібно зробити просто зараз?
Обов'язково припиніть продажі. З моменту виявлення відсутності каси вам суворо заборонено обслуговувати фізичних осіб, які не займаються підприємницькою діяльністю, та фермерів на паушальному оподаткуванні. Продовження продажів без реєстраційного пристрою є грубим порушенням положень закону про ПДВ (VAT). Рішенням на цей час є негайне введення в експлуатацію резервної каси.
Повідомте про крадіжку в поліцію. Якщо втрата каси є наслідком крадіжки, негайно зверніться до відділку. Ви повинні отримати письмове підтвердження (протокол) подання заяви. Цей документ буде вашою підставою для спілкування з податковою та для можливих страхових вимог.
Подайте заяву до податкової інспекції. Згідно з розпорядженням (Dz.U. 2025 poz. 845), ви зобов'язані повідомити про цей факт не пізніше ніж протягом 5 днів з моменту отримання інформації про втрату. Заява на ім'я відповідного начальника податкової інспекції має бути вичерпною та містити:
Ваші повні ідентифікаційні дані: назву компанії, юридичну адресу, NIP.
Дані втраченого касового апарата: тип пристрою, його унікальний номер та заводський номер.
Детальний опис обставин події та точну дату.
Копію заяви до поліції (якщо йдеться про крадіжку).
Штрафи та повернення пільги – чого слід уникати
Ігнорування процедур – прямий шлях до фінансових проблем. Якщо ви не вкладетеся в 5-денний термін або взагалі не повідомите про втрату, ви наражаєтеся на фінансово-кримінальні санкції, зокрема штраф за податковий злочин або правопорушення через неналежне ведення обліку. Податкова інспекція також має право оцінити обсяг ваших продажів і застосувати найвищу ставку VAT, а також нарахувати додаткове зобов'язання в розмірі 30% від суми нарахованого податку.
Майте на увазі: якщо ви втратили касовий апарат до закінчення 3 років з моменту початку обліку, ви будете зобов'язані повернути пільгу на його придбання в розмірі до 700 zł. Це пов'язано з тим, що без пристрою ви фізично не можете провести обов'язковий технічний огляд, що є умовою збереження цієї пільги.
Втрачена сервісна книжка та знайдення пристрою
Що робити, якщо касовий апарат зник разом із сервісною книжкою? Це вимагає негайного повідомлення податкової інспекції, а потім звернення до сервісного центру для видачі дубліката. Пам'ятайте, що відсутність книжки каси унеможливлює її легальне використання, а ненадання документа під час перевірки може загрожувати штрафом до 720 денних ставок.
Якщо втрачений касовий апарат раптом знайдеться, ви не можете просто так повернутися до роботи на ньому. Потрібно повідомити податкову інспекцію про його повернення, а перед відновленням обліку замовити в сервісного спеціаліста обов'язковий технічний огляд. Відновити продажі можна буде щонайраніше наступного дня після проведення цього огляду.
Більше інформації на цю тему ви знайдете в детальній статті ESC SA: Zgubienie kasy fiskalnej - jakie kroki należy podjąć?
Потрібна нова резервна каса «на вчора», щоб не втрачати заробіток? Зв'яжіться з командою Fiskasy.pl – ми підберемо відповідний пристрій, швидко проведемо встановлення та допоможемо вам негайно повернутися до легальних продажів.