Вам слід знати, що на касовому апараті неможливо безпосередньо провести повернення товару. Щоб законно повернути податок і скоригувати продаж, потрібно прийняти товар, скласти паперовий або електронний акт повернення та внести його до окремого журналу обліку повернень і визнаних рекламацій. Це єдиний законний спосіб.
Клієнт стоїть біля прилавка, хоче повернути придбаний товар, а ви нервово шукаєте на своїй касі кнопку "повернення"? Зупиніться і не шукайте її. Як ваш технологічний партнер, команда Fiskasy.pl, ми одразу розвіємо цю оману. Повернення та визнані рекламації ніколи не проводяться через касовий апарат. Нижче ви знайдете конкретну інструкцію, що потрібно зробити, щоб розв'язати проблему клієнта і мати повний порядок у документах.
Чому касовий апарат не прийме повернення?
Ви повинні діяти згідно із законом, а саме з Розпорядженням Міністра фінансів від 29 квітня 2021 р. (Dz.U. 2021 poz. 2447). Касовий апарат призначений виключно для обліку продажів. Кожен виданий чек – це постійний, незворотний запис, який безповоротно збільшує ваш оборот і нарахований податок VAT.
Ці системи створено для того, щоб захистити цілісність фіскальних даних. Якби ви могли просто "відняти" транзакцію на пристрої, це унеможливило б будь-який ефективний податковий контроль. Тому касові апарати, як традиційні, так і онлайн-каси, реєструють лише продаж.
Що потрібно зробити замість натискання кнопок на касі?
Щоб скоригувати базу оподаткування в декларації VAT і повернути кошти, ви повинні створити та вести окремий облік повернень і визнаних рекламацій. Це окремий реєстр (у формі журналу або файлу), куди хронологічно вноситься кожна операція, що зменшує оборот.
Які документи потрібно підготувати? (Чекліст)
При кожному прийнятому поверненні обов'язково складіть акт повернення товару у двох примірниках – один надається клієнту, другий залишається у вас. Подбайте, щоб акт містив саме такі дані:
Дату продажу та дату прийняття повернення або рекламації.
Унікальний номер і дату фіскального чека, що підтверджує покупку.
Суму брутто та нетто з первинного чека.
Суму податку VAT з цього чека.
Назву, кількість та одиничну вартість товару, що повертається.
Загальну суму повернення (оборот та податок).
Причину повернення або поданої рекламації.
Дані клієнта, такі як ім'я, прізвище або адреса, якщо вони необхідні.
Розбірливий підпис клієнта та ваш (або вашого працівника).
Клієнт загубив чек. Що потрібно зробити?
Часто клієнт каже, що десь загубив документ про покупку. Запам'ятайте: повернення без чека цілком можливе, і ви зобов'язані його розглянути. Чек – це найзручніше, але за законом клієнт може довести факт покупки іншими способами. Ви можете і повинні прийняти:
Роздруківку з платіжного термінала або банківську виписку, де відображено оплату карткою чи через BLIK.
Виписку з банківського рахунку у разі оплати банківським переказом.
Електронний лист із підтвердженням замовлення (наприклад, при click&collect).
Запис про транзакцію з вашої програми лояльності.
Коли ви приймаєте таке повернення, просто зазначте в акті, який альтернативний документ про покупку надав клієнт.
Що робити, якщо до чека вже було виставлено фактуру?
Якщо до чека з каси ви вже встигли виставити клієнту фактуру, процедура дещо змінюється. Тоді коригування здійснюється у вашій програмі для фактурування. У такій ситуації:
Приймаєте товар і повертаєте гроші.
Заповнюєте стандартний акт повернення, який слугує доказом фізичного повернення.
Виставляєте коригувальну фактуру, яка зменшує оборот і VAT на вартість поверненого товару.
У коригуванні обов'язково вказуєте номер первинної фактури та номер чека.
Оформлену коригувальну фактуру включаєте до своєї декларації VAT.
Більше інформації на цю тему ви знайдете в детальнішій статті ESC SA: Ewidencja zwrotów na kasie fiskalnej – jak je prawidłowo rejestrować?.
Хочете уникнути плутанини під час обслуговування клієнтів і шукаєте касу, яка інтегрується з вашою системою продажів і платіжним терміналом? Зв'яжіться з експертами Fiskasy.pl – ми підберемо рішення, завдяки якому ведення будь-якого бізнесу стане простішим!